<에필로그> 스마트한 실무자가 되기 위한 Tip & Tool

도구의 발달로 인해 업무환경도 급변하는 요즘, 할 일은 점점 많아지는데 시간은 없고...차마 다 끝내지 못한 업무로 야근하다보면 스트레스가 이만저만이 아니죠. 원인불명의(?) 과잉노동에 가슴 치는 초보 실무자를 위해 익명의 사회적경제 실무자 5인이 자신만의 효율적으로 일하기 위한 업무관리 tip과 스마트워크(시간과 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서나 일할 수 있는 체제)를 위해 활용하고 있는 tool을 소개합니다.

일의 순서를 체계적으로 잡기

A군 - 일의 순서를 체계적으로 잡아 빠르고 효과적인 일처리를 하려고 한다. 할 일을 목록화하여 관리하고, 실행에 옮긴 건 체크하거나 삭제함으로써 일의 진척 정도를 확인해가면서 하다보면 내가 어느 때에는 일을 조금 여유 있게 할 수 있고, 어느 때에는 좀 더 촉박하게 해야 하는 지를 알 수 있다. 대체로 일정관리를 하면서 일의 순서도 정리가 되는 편이다.

자료수집 생활화하기

B군 – 필요 할 때만 자료를 찾다보면 생각보다 시간이 많이 걸린다. 처음엔 잠깐 30분 정도 찾아보려고 했던 게 1시간, 2시간 넘어갈 때도 많고. 평소 내가 하고 있는 업무와 관련 된 정보들을 일상적으로 수집해 놓으면 그런 시간들이 많이 단축된다. 자료수집이 마치 ‘밀린 방학숙제’ 같이 되어버리면 좋은 자료를 찾기도 전에 지치기 십상이다.

쉴 땐 쉬기

C양 – 평소 잔병치레를 많이 하는 편인데, 앓아 누울 정도가 아니면 무조건 출근 한다. 사실 업무에 집중은 잘 안되는데, 괜한 엄살이라는 소리를 듣기 싫어서 오기를 부리다보면 쉴 때를 놓쳐서 몸이 더 안 좋아지고, 결국 일이 안되긴 마찬가지더라. 어설프게 쉬지도 못하고 일도 안 되는 상태보단 내 몸에 휴식이 필요 할 땐 쉬어주는 게 낫다. 옆에 있는 사람들도 아픈 사람 신경쓰다보면 전반적으로 기운이 처지고 일이 잘 안되는 것 같다.

집중이 잘 되는 시간에 중요한 것 하기

D양 – 사람마다 정신이 가장 말똥한 시간이 다르다. 올빼미형 인간은 밤에 일이 더 잘 되고, 아침형 인간은 오전에 가장 파이팅 넘친다. 나는 오후에 집중에 가장 잘 된다. 아침은 잠이 덜 깨있고, 저녁은 피곤해한다. 전형적으로 저질체력인 사람의 모습이다. 그래서 아침엔 형식적으로 처리해야하는 행정업무 중심으로 일을 하고, 오후에는 중요한 미팅이나 회의, 보고서 등을 쓴다. 퇴근 직전에는 필요한 자료를 수집하고 정리하거나, 오전에 다 하지 못한 행정업무를 마저 한다. 집중도에 따라 내가 처리 할 수 있는 업무 난이도를 조절해서 정해진 시간 안에 업무를 끝내면 야근을 안 해도 일이 된다. 나는 야근을 (체력적으로) 정말 힘들어해서 출근하는 동안 쉬지 않고 최대한 집중을 끌어 모으는 편이다. 그래도 필요하면 야근을 하는데, 정말 두 달에 한 번 정도 하는 것 같다.

폴더정리

E양 – 컴퓨터나 노트북 바탕화면을 보면 그 사람의 성격을 알 수 있다는 말이 있다. 어떤 사람은 배경이 보이지 않을 정도로 바탕화면에 수많은 파일들이 빼곡하게 차있는 경우가 있고, 어떤 사람은 컴퓨터를 쓰고 있나 싶을 정도로 너무 깨끗하기도 하다. 나는 바탕화면이 어지러운 걸 싫어해서 무조건 보이지 않는 폴더 안에 넣는데, 내가 입사하면서 동시에 일을 그만둔 선임이 폴더 정리의 ‘끝판왕’이라는 얘길 들은 적 있다. 어느 누가 쓰더라도 그 컴퓨터만 앉으면 자료를 척척 찾아내더라는 후문이었다. 그 얘길 듣고 왠지 멋져보여서 나도 나름대로 정리를 하기 시작했다. 그런데 사람들이 내 자료는 잘 못 찾더라....... 그래도 나는 만족한다.

Wunderlist (분더리스트 or 원더리스트로 검색)

A군 - 할 일 정리를 위해 원더리스트를 사용한다. 체계적인 일 처리가 가능한 앱으로 하나의 일에 들어가는 부수적인 단계들을 확인할 수 있어 자주 사용하고 있다. 알람 기능과 피드백 기능이 있어 일 처리를 놓치지 않고 빨리 할 수 있다는 장점이 있다. (단점은 영어로 되어 있다는 것?)

Evernote (에버노트)

B군 - 머릿속에 떠오르는 아이디어와 그때그때 접하는 다양한 정보들을 에버노트에 수집하고 정리하며 업무를 체계적으로 관리한다. 에버노트에 있는 자료들은 GTD(Getting Things Done:수집-분류-검토-실행)방식을 활용하여 관리하고, 에버노트가 가진 검색, 태그 기능으로 필요한 내용을 정리한다. 메모를 생활화 하고 자료의 활용가치를 높일 수 있어 좋다.

JANDI (잔디)

C양 – 보고해야 할 일이 생기거나, 컴퓨터로 작성한 자료에 대해 결재를 받아야 하는데 사무실에 담당자나 상사가 없을 경우가 많다. 그래서 최근에는 카카오톡, 네이버 밴드 등 메신저를 많이 활용 하는데, 여전히 업무로는 한계가 있는 편이다. 그래서 요즘은 업무용 메신저도 나오는데 그중 잔디를 쓰고 있다. 팀 별, 프로젝트(사업단위)별 채팅방을 개설 할 수 있고 모든 메시지와 파일은 자동으로 저장되어 검색 가능하다. 많은 기기들과 호환이 잘 돼서 자료 올리는 것도 어렵지 않고 즉각 피드백을 받을 수 있다는 점이 가장 좋다.

BeeCanvas (비캔버스)

E양 – 협업을 할 때 다 같이 자료를 모으고 공유하는 일이 생기는 데, 자료를 공유하는 방법은 많지만 정작 눈에 잘 띄지 않는다는 게 흠이라면 흠인 것 같다. 비캔버스는 그런 자료들을 화이트보드처럼 보이는 바탕에 사진, 뉴스 등 링크, 파일, 동영상 등을 나열하고 필요에 따라 분류하는 작업을 온라인에서 같이 할 수 있다. 또 혼자 사용 할 경우에는 내 아이디어를 정리 할 수 있기도 하다. 그리고 아이디어 워크숍 등을 할 때 별도로 자료를 다시 만들 필요가 없다. 우리는 내용을 이해하는 것이 중요하지, 설명을 위한 보충자료를 잘 만드는 것이 목적이 아니기 때문이다.

Google Drive (구글 드라이브)

D양 – 옛날처럼 자료를 일일이 메일로 주고받으면서 수정하거나, 인트라넷에 저장했다가 다시 받아서 수정하고 다시 올리는 작업을 하지 않아도 된다. 우선 구글 드라이브에 업무자료를 다 올려놓고, 해당 업무담당자와 공유해놓는다. 그리고 구글 드라이브를 컴퓨터에 다운받아서 내 컴퓨터랑 동기화 시켜놓으면, 굳이 자료를 받아서 올리는 작업을 하지 않아도 된다. 예를 들어 내가 내 컴퓨터에서 보고서를 수정한 뒤 저장하면, 구글 드라이브에 바로 적용이 돼서 다른 업무 담당자가 바로 확인 할 수 있다. 핸드폰에 구글 드라이브 앱을 받아놓으면 사무실에 붙어있지 않아도 언제 어디서든 업무자료를 확인 할 수 있다. 단, 구글 드라이브를 활용하려면 구글에서 제공하는 지메일(G-Mail)계정이 있어야한다. 가입은 간단하고, 용량을 늘리거나 회사 차원에서 쓸 때는 별도의 비용이 청구된다. 대략 한 사람당 매월 11,000원 내외로 알고 있다.